Informasjon om ISM for fiskefartøy

Mange rederier som operer fiskefartøy har et innarbeidet sikkerhetsstyringssystem, selv om sikkerhetsstyringssystemet ikke er sertifisert i samsvar med formkravene til International Safety Management code (ISM code).

Sjøfartsdirektoratet anbefaler rederiene å bruke forskrift og ISM koden, med veiledninger for å vurdere om egne etablerte sikkerhetsstyringssystemer må tilpasses for å tilfredsstille kravene under rammeverket til ISM koden.

Sjøfartsdirektoratet mener mange vil være tjent med å bygge videre på disse, for å tilfredsstille nye krav under rammeverket til ISM koden.

Sikkerhetsstyringssystemet skal være best mulig tilpasset det enkelte rederi og skip.

Dersom rederi og mannskap deltar aktivt i utarbeidelsen, vil dette erfaringsmessig gi det beste resultatet, og den beste etterlevelsen av systemet.

Intensjonen bak nye krav om sikkerhetsstyring er å forbedre sikkerheten for både mannskap og skip ved å innføre ISM i havfiskeflåten.

Denne veiledningen erstatter ikke forskriftskrav på noen måte.

Intensjonen er tenkt å tydeliggjøre innholdet som ligger i noen av ISM kravene, og å avlive noen av mytene rundt den praktiske gjennomføringen av ISM om bord på fiskefartøy.

ISM koden stiller formkrav til sikkerhetsstyringssystemer for rederi og skip.

Denne veiledningen berører ikke alle punkt i koden, men beskriver generelt hvordan noen av oppgavene kan tilpasses mindre rederier, som ikke har et eget administrativt apparat på land.

ISM koden krever også at sikkerhetsstyringssystemet skal følges når det først er etablert.

Dersom rederiet etablerer et unødvendig tungrodd system, skal man følge det eller endre det.

Sikkerhetsstyring skal etter ISM koden være et system under utvikling, med prosesser for kontinuerlig forbedring.

Sikkerhetsstyringssystemet skal være et verktøy, som bidrar til å:

• Sørge for en sikker arbeidsplass gjennom god praksis for arbeidsoperasjoner, med øvelser for nødsituasjoner, godt vedlikehold og utvikling av mannskapets kunnskaper og ferdigheter.
• Sikre at alle obligatoriske regler og krav følges. (Lover, forskrifter og standarder) Dette er ikke nytt med ISM, men systemet skal hjelpe rederi/skip i å etterleve gjeldende regler.
• At det tas hensyn til aktuelle/gjeldende koder, veiledninger og anbefalinger.
• Utvikle funksjonelle krav i samsvar med ISM 1.4, som er detaljbeskrevet videre i koden.

Rederiet skal ha noen funksjoner, som må tilpasses det enkelte rederi. I det følgende forsøker vi å besvare noen kjente spørsmål og problemstillinger:

Det er viktig å skille mellom myndighetskrav og industrikrav.

Mange trekker paralleller fra offshore og oljeindustriens krav til myndighetskrav for sikkerhetsstyring.

ISM koden gjør industrikrav gjeldende gjennom punkt 1.2.3.2, for de som opererer etter de aktuelle industristandardene.

ISM koden punkt 1.2.3:

Sikkerhetsstyringssystemet skal sikre:

1. at obligatoriske regler og forskrifter overholdes, og
2. at det tas hensyn til gjeldende regler, retningslinjer og standarder anbefalt av organisasjonen, myndighetene, klassifikasjonsselskapene og organisasjonene i sjøfartsnæringen.

Fiskefartøy har med andre ord ikke forpliktelser til å følge industristandarder for andre typer operasjoner, selv om det også kan være nyttig å trekke lærdom fra andre fartøystyper.

Omfattende bruk av arbeidstillatelser er som eksempel ikke et myndighetskrav for på fiskefartøy.

Arbeid som er forbundet med risiko skal være beskrevet i prosedyrer i samsvar med ISM punkt 7.

Forskrift om arbeidsmiljø, sikkerhet og helse for de som har sitt arbeid om bord på skip tilsier blant annet at farer om bord skal avdekkes.

Når faren er avdekket skal det utføres vurdering av risikoen.

Resultatet av risikovurderingen skal dokumenteres skriftlig, og være tilgjengelig.

Dersom det avdekkes risiko for de som har sitt arbeid om bord sin sikkerhet og helse, skal det iverksettes nødvendige tiltak for å fjerne eller redusere farene.

Ved enkelte arbeidsoperasjoner i fiskeflåten der fartøyets sikkerhet, og/eller mannskapets sikkerhet og helse står på spill, er arbeidstillatelser eller informasjon om at arbeid pågår et fornuftig forebyggende og risikoreduserende tiltak.

Dette er allerede et gjeldende forskriftskrav, og Sjøfartsdirektoratet antar at dette allerede er kjent og innarbeidet i etablerte sikkerhetsstyringssystemer.

ISM koden krever et avviks og forbedringssystem som er tilpasset rederiets drift.

Vi tør påstå at alle rederier i det minste har et uformelt avviks og forbedringssystem på plass i dag, om det nå er på muntlig basis, eller dokumenterbart.

ISM-kodens punkt 9 krever at rederiet har et dokumenterbart system der avvik, ulykker og farlige hendelser rapporteres til rederiet.

Rapportene skal analyseres for å bedre sikkerheten.

Rederiet skal videre innføre fremgangsmåter for å gjennomføre korrigerende tiltak, som hindrer gjentakelse.

Et slikt system skal være tilpasset det enkelte skip og rederi, og behøver ikke kreve unødige rapporter.

Regelverket stiller ikke konkrete krav om kontor på land.  Forskriften bestemmer at ISM koden skal følges.

Noen av funksjonskravene i ISM koden skal normalt være landbaserte.

De landbaserte funksjonene kan være utfordrende å fylle for rederier som ikke har en rederiorganisasjon på land.

Det kan gjøres på flere måter, og hvert rederi bør selv finne sin beste løsning, og dokumentere løsningen gjennom sikkerhetsstyringssystemet.

Landbaserte funksjoner kan som eksempel fylles på følgende generelle måter:

• Å tildele flere funksjoner til samme person, og eventuelt benytte stedfortreder i noen nøkkelfunksjoner, eller
• Å leie inn funksjoner som utpekt person, intern revisor eller system administrator og beredskapsorganisasjon, eller
• Kombinere de to måtene over.

Som nevnt bør hvert rederi se hvilke muligheter rederiet har. Der operasjoner utføres med to skift, kan kanskje personer som ikke er om bord ivareta beredskapsfunksjoner for rederiet.

I fortsettelsen beskriver vi litt mer detaljert de landbaserte funksjonene som kreves:

Rederiet skal utpeke en eller flere personer i land, som skal ha direkte kontakt med høyeste nivå i ledelsen.

I mindre rederier kan det være vanskelig å få til en ordning der andre enn ledelsen er utpekt person, og det kan for noen være den riktige løsningen.

At utpekt person skal være i land, kan løses med stedfortreder, og eventuelt samordnes med beredskapsfunksjonen.

I rederier som ikke har landorganisasjon, og det ikke er praktisk å løse dette med stedfortreder, kan utpekt person også arbeide om bord.

Utpekt person skal overvåke og kontrollere at sikkerhetsstyringssystemet er implementert, at aktuelle oppgaver utføres, og at et avviks og forbedringssystem fungerer.

Rederiet skal til enhver tid kunne reagere på farer, ulykker og nødssituasjoner der rederiets skip er berørt.

Rederiets beredskap skal gi nødvendig støtte til både skip, mannskap og eksterne aktører, i aktuelle tilfeller. (Eksempelvis redningssentraler og andre relevante beredskapssentraler).

Koden krever at rederiet gjennomfører interne revisjoner av systemet med ikke mer enn 12 måneders mellomrom.

Revisjonene skal utføres av personer som er uavhengige av de områdene som revideres. Uavhengigheten som er påkrevd kan være utfordrende for mindre rederier.

Rederiet bør i slike tilfeller enten involvere andre i egen organisasjon enn leder/skipsfører, eller søke ekstern støtte for å sikre en grad av uavhengighet for intern revisjon.

Skipsførers periodiske systemgjennomgang (ISM-koden 5.1.5) og ledelsens periodiske systemgjennomgang (ISM-koden 12.3) kan i spesielle tilfeller kombineres; der man ikke har en egen rederiorganisasjon på land. Eksempelvis der reder er skipsfører.

Det er viktig at interne prosesser fungerer, og at funksjonskravet med interne prosesser imøtekommes og dokumenteres.

Rederiet bør sørge for at det oppbevares kopier av viktig dokumentasjon på land, særlig med tanke på beredskapsfunksjonen.

Eksempler på dette kan være sikkerhetsstyringssystemet, mannskapslister med informasjon om pårørende, kontrakter, lisenser og forsikringsdokumenter.

Deler av dokumentasjonskravene i ISM koden kan virke ulogisk for mindre rederier. Som eksempel nevnes skipsførerens gjennomgang, med rapport til den landbaserte ledelsen.

Hvis skipet ikke har landbasert ledelse, skal rapporten gå til den effektive ledelsen i selskapet.

Funksjonen kan innebære at skipsfører/reder må dokumentere sin gjennomgang i samsvar med kravene til både skipsfører og rederiets ledelse.

Besøksadresse for rederiet skal oppgis, som en del av informasjonen til skipsregistrene på skjema KR-0014 Notification concerning the ISM-Code.

Dersom rederiet ikke har noen fast kontoradresse, kan eksempelvis hjemmeadresse til rederiets leder eller skipsfører oppgis.

Under beskrives forenklet prosessen for normal sertifisering. Aktuelle tidsfrister er beskrevet i forskrift og i ISM koden.

For alle revisjoner/tilsyn nevnt i fortsettelsen gjelder en begjæringsfrist på 3 måneder før ønsket tilsynsdato.

Revisjon/tilsyn bestilles på nett på denne siden.

I denne tremåneders perioden går Sjøfartsdirektoratet gjennom dokumentasjonen, og gir eventuelle tilbakemeldinger til rederiet.

Dokumentasjonen skal aksepteres som tilfredsstillende i samsvar med ISM koden før verifikasjon for midlertidig sertifikat gjennomføres.

En av Sjøfartsdirektoratets revisjonsledere blir tildelt oppgaven å verifisere at systemet er implementert tilstrekkelig, og at mannskap og rederi er familiære med sikkerhetsstyringssystemet.

For å verifisere kreves det at skipet er bemannet og i operativ stand.

Dette innebærer at revisjoner for eksempel ikke kan utføres i dokk, eller under verkstedsopphold med mye eksterne operasjoner i gang.

Revisjonsleder kontakter rederiet og avtaler verifikasjon (revisjon) for midlertidig sertifikat, som utstedes med seks måneders gyldighet. Denne revisjonen gjennomføres.

Rederiet skal ha planlagt med intern revisjon for aktuelt skip innen 3 måneder etter dette, dersom det gjelder sertifikatet for skipet.

Dersom rederi/skip ikke er klare til førstegangsrevisjon enda, kan det midlertidige sertifikatet forlenges.

For fiskefartøy er det en særbestemmelse om at midlertidig sertifikat kan forlenges mer enn en gang.

Dersom rederiet har midlertidig godkjenningsbevis for sikkerhetsstyring, må skipet operere på midlertidig sikkerhetsstyringssertifikat.

Begjæring for førstegangsrevisjon skal sendes senest 3 måneder før ønsket førstegangsrevisjon.

En av forutsetningene for dette tilsynet er at intern revisjon er gjennomført.

Revisjon for førstegangs sertifikat er mer omfattende enn for et midlertidig sertifikat, og sertifikatet har fem års gyldighet.

Etter revisjonen utarbeides en rapport, med tilbakemeldinger som skal besvares innen frister gitt i rapporten.

Mellomliggende revisjon (tilsyn) gjennomføres mellom 2. og 3. årsdag for sertifikatet, dersom det kun utføres én mellomliggende revisjon.

Det er anledning til flere mellomliggende revisjoner enn én.

Sertifikatet påtegnes, og denne påtegningen er en forutsetning for sertifikatets gyldighet.

Fornyelsesrevisjon gjennomføres innen utløpet av gjeldende sertifikat. Se ISM kodens punkt 13.10 til 13.14. Nytt sertifikat, som forlenger gjeldende gyldighet med fem år utstedes etter revisjonen.

Sjøfartsdirektoratet ønsker lykke til med innføringen av nye krav til sikkerhetsstyringssystemer. Vi er behjelpelig med veiledning hvis det er nødvendig.

Vi gir fortrinnsvis felles veiledning om innføring, men i sertifiseringsprosessen er det naturlig å svare på spørsmål og gi tilbakemeldinger og veiledning for det enkelte rederi og skip.

Vi informerer til slutt om endringer til forskrift 2014-09-05-1191 om sikkerhetsstyringssystem for norske skip og flyttbare innretninger.

Endringene er publisert i rundskriv RSR 7 - 2015. Endringene innebærer at rederier som opererer fiskefartøy skal ha et godkjenningsbevis for sikkerhetsstyring.

Tilsyn for godkjenning av skip og rederi kan utføres samtidig, når det er mest hensiktsmessig.

Fristen for fiskefartøy til å følge forskrift 2014-09-05-1191 om sikkerhetsstyringssystem for norske skip og flyttbare innretninger er utvidet til 1. juli 2016.