Elektronisk oppbevaring av sertifikater og annen dokumentasjon for kraner og løst løfteutstyr

Sertifikater, samt dokumentasjon fra kontroll som iht. forskrift kreves innført i kontrollboken, kan nå lagres og utarbeides i et elektronisk system. Dersom en velger å benytte elektronisk oppbevaring, så skal alle ovennevnte dokumenter legges inn i det elektroniske systemet. En kan altså ikke velge et delt system, der noe er papirbasert, mens andre deler er elektronisk. Kravene til slikt elektronisk system er de samme som for papirbasert system. Installasjon og system må oppfylle internasjonale bestemmelser.

Gjeldende regelverk:

• Forskrift av 17. januar 1978 nr. 4 om laste- og losseinnretninger på skip
• Forskrift 4. juli 2007 nr 854 om dekkskraner mv. på flyttbare innretninger
• Forskrift 13. juni nr. 660 om konstruksjon, utstyr, drift og besiktelser for fiske- og fangstfartøy med største lengde på 15 meter og derover.

Krav til system for elektronisk oppbevaring: 

Tilgjengelighet:

• Det kreves at dokumentasjonen er tilgjengelig for eier, myndigheter og andre som er bemyndiget.
• Eier av laste- og losseutstyret skal også eie den elektronisk lagrede dokumentasjonen.
• Eier skal ha uavbrutt tilgang på dokumentasjonen.
• Eier må uten opphold kunne gi myndighetene eller personer som skal utføre kontroll av utstyret tilgang til dokumentasjonen.

Sporbarhet:

• Det kreves at det elektroniske systemet inkluderer elektronisk signatur. Loven om elektronisk signatur regulerer rettsvirkninger av elektroniske signaturer.
• Dokumenter, inkl. utstyrshistorikk, skal være beskyttet mot overskriving, sletting og endringer.
• Systemet må klart identifisere person som har utført kontroll samt dokumentdato.

Oppbevaring:

• All dokumentasjon skal være tilgjengelig så lenge utstyret finnes ombord.
• Sertifikater og andre dokumenter som kun finnes på papir, må kunne skannes og legges inn i systemet.

• Data i et elektronisk system må være beskyttet og lagret i en sikret database.
• Det skal finnes tilfredsstillende prosedyrer for reserveløsning, samt operasjonsprosedyrer.
• Gjenoppretting må utføres ved kryptert kobling.

Installasjon:

• Installasjonen må skje i samsvar med gjeldende regler for elektroniske installasjoner og elektronisk kompatibilitet.

Dokumentasjon:

For slikt elektronisk lagringssystem skal følgende dokumentasjon finnes om bord, og sendes inn i de tilfeller Sjøfartsdirektoratet ber om det:

• Erklæring fra installatør om at systemet er installert i henhold til fabrikantens retningslinjer og gjeldende regelverk, samt at systemet er funksjonstestet og funnet i orden.

Ergonomi og nattsyn:

• Dersom systemet installeres i en arbeidsstasjon på bro, i forbindelse med navigering og manøvrering, skal installasjonen være i henhold til ISO standard 8468 punkt 6.1 eller MSC/Circ.982 punkt 4.
• Belysning av skjerm og betjeningspanel skal følge bestemmelsene i ISO 8486 punkt. 6.3.4 eller MSC/Circ.982 punkt 5.3.6.